Peppol verplicht vanaf 2026: zorg dat je algemene voorwaarden ook bij wanbetaling standhouden
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen bij B2B-transacties. De overheid wil hiermee de digitale boekhouding versnellen en btw-fraude tegengaan.
Voor ondernemers die hun facturen juridisch sluitend willen houden — en zich willen beschermen tegen wanbetalers — roept dit meteen belangrijke vragen op: Hoe zorg je dat je algemene voorwaarden, betalingsclausules en invorderingskosten wél rechtsgeldig zijn vermeld? En mag je de factuur daarnaast nog via e-mail versturen?
In dit artikel van Invordering krijg je duidelijke antwoorden én praktische tips om jouw positie bij incasso en betwistingen te versterken.
Voor advies op maat kan je altijd terecht bij ons via invordering.be/contact.
Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine en is een Europees netwerk voor elektronische facturatie tussen bedrijven en overheden. Facturen worden er verzonden in een gestandaardiseerd Universal Business Language formaat (UBL), zodat ze wettelijk geldig en digitaal verwerkbaar zijn.
Verplichting Peppol vanaf 2026
Vanaf 1 januari 2026 is Peppol ook in België verplicht voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Een gewone PDF-factuur via e-mail voldoet dan niet meer als officiële factuur.
Wat met je algemene voorwaarden en invorderingsclausules?
Bij een klassieke factuur voeg je vaak je algemene voorwaarden toe als PDF-bijlage, verwijs je ernaar via een link, of, heel klassiek, druk je ze af op de achterkant. In een Peppol-factuur (UBL-formaat) is daar geen plaats voor: er is geen mogelijkheid om een PDF toe te voegen als bijlage.
Dat betekent dat je een alternatieve manier moet vinden om je voorwaarden — inclusief clausules over betalingstermijnen, intresten en invorderingskosten — duidelijk én juridisch afdwingbaar te maken.
Zeker voor wie te maken krijgt met wanbetalers is dit cruciaal.
Geen discussie: zo toon je je algemene voorwaarden correct aan
1. Werk met voorafgaande overeenkomsten
De juridisch sterkste manier om je betalingsvoorwaarden en invorderingsclausules te beschermen is door ze al vóór de facturatie te laten gelden. Dat kan via:
• Offertes
• Bestelbonnen
• Samenwerkingsovereenkomsten
Vermeld daar duidelijk dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn. Best is deze voorafgaande documenten effectief te laten tekenen door je klant zodat deze de algemene voorwaarden ook expliciet aanvaardt. Zo sta je juridisch sterker bij betwistingen of wanbetaling.
2. Plaats een link in je Peppol-factuur
In het vrije tekstveld van het UBL-bestand kan je een link opnemen naar je algemene voorwaarden, bijvoorbeeld:
www.bedrijf.be/algemenevoorwaarden
Veel boekhoud- en facturatieplatformen tonen dit veld zichtbaar aan de ontvanger, vooral in klantenportalen (via boekhoudsoftware, Doccle of een Peppol-viewer).
In dat geval verschijnt de link vaak onderaan de PDF of in het factuurdetail.
Let op: dit is niet altijd gegarandeerd. Sommige systemen tonen de tekst niet of verwerken ze enkel intern. Klanten die facturen automatisch laten inboeken, zien het veld mogelijk nooit. Gebruik de link dus als extra bevestiging, niet als enige methode.
3. Vermelding op de factuur zelf
Stuur je samen met de Peppol-factuur ook nog een PDF van de factuur mee, dan kan je een standaardtekst toevoegen in de beschrijving of voetnoot van je factuur, zoals bijvoorbeeld:
“Op deze factuur zijn de algemene voorwaarden van [Bedrijfsnaam] van toepassing, beschikbaar op www.bedrijf.be/algemenevoorwaarden.”
Als de factuur het enige document is waarop er een verwijzing is naar je voorwaarden, kan er juridisch wel een problematische situatie ontstaan omdat de PDF-factuur verschillend is van de Peppol-factuur, zodat er discussie kan over bestaan welke versie van de factuur dan van toepassing is.
Mag je de factuur ook nog per e-mail sturen?
Ja. Sterker nog: naast de officiële Peppol-verzending kan je best ook een e-mail sturen met een kopie van de factuur én je voorwaarden in bijlage.
Let wel op voor verwarring: leg in je e-mail duidelijk uit dat het om dezelfde factuur gaat, om dubbel boekhouden of betwistingen te voorkomen. Zoals hierboven gezegd kan er ook discussie ontstaan als er verschillen zijn tussen de PDF-factuur en de Peppol-factuur.
Beste aanpak volgens Invordering
1. Verstuur de officiële factuur via Peppol met link naar de voorwaarden in het ULB-bestand
2. Verstuur een aanvullende e-mail met kopie + voorwaarden (PDF)
Wil je ondersteuning bij het opstellen van een juridisch sluitende e-mail? Aarzel niet om contact op te nemen met één van onze specialisten bij Invordering. Wij staan klaar om je met plezier en de nodige expertise verder te helpen.
Belangrijke juridische kanttekening
Een link naar je voorwaarden in het Peppol-bestand alléén is juridisch onvoldoende. Volgens Belgisch contractenrecht zijn voorwaarden alleen bindend als de klant er vóór of bij het sluiten van de overeenkomst kennis van kon nemen.
Omdat veel boekhoudpakketten de link niet zichtbaar maken, kan dat tot discussies leiden — zeker bij wanbetalers die elk juridisch gaatje benutten.
Daarom altijd combineren met:
• Zichtbare vermelding op de factuur (voetnoot)
• E-mail met voorwaarden in bijlage (PDF)
• Idealiter: voorafgaande contractuele aanvaarding (offerte of bestelbon)
Professionele hulp nodig? Invordering staat voor je klaar!
Wil je je algemene voorwaarden actualiseren, je facturatieproces aanpassen aan Peppol én je invorderingspositie versterken?
Het team van Invordering begeleidt je technisch én juridisch, zodat je sterker staat bij wanbetaling en invorderingsprocedures.
Contacteer Invordering voor een vrijblijvende analyse.